I. Chức năng

Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị thuộc Trường, có chức năng tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức cán bộ, hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thư viện, điện nước, lái xe, thi đua - khen thưởng, công tác đối ngoại, giao dịch, lễ tân, công tác phòng cháy, chữa cháy và công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác tổ chức cán bộ

1.1. Xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, chương trình, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Tham mưu và báo cáo Hiệu trưởng các phương án quy hoạch, xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Trường.

1.2. Lập kế hoạch về nguồn nhân lực; đề xuất nhu cầu biên chế, tuyển dụng, sắp xếp, điều động, thuyên chuyển, cho thôi việc theo đề nghị của các đơn vị, bổ nhiệm, miễn nhiệm và hợp đồng lao động đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên trong Trường.

1.3. Phối hợp với các đơn vị xây dựng và ban hành các quy định, quy chế làm việc trong Trường trên cơ sở các văn bản pháp luật của Nhà nước.

1.4. Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Trường; tổng hợp báo cáo những vướng mắc, khó khăn trình Hiệu trưởng kịp thời chỉ đạo giải quyết.

1.5. Phối hợp với các đơn vị triển khai công tác đánh giá phân xếp loại cán bộ viên chức hàng năm cho các tập thể và cá nhân trong Nhà trường, tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng.

1.6. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách cho viên chức, giảng viên, người lao động bao gồm các nội dung: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng lương, trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

1.7. Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự; cập nhật danh sách viên chức, cán bộ, giảng viên, người lao động thôi việc, thuyên chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm.

2. Công tác thi đua, khen thưởng

2.1.Thực hiện công tác thi đua, thi đua khối, khen thưởng kỷ luật, công tác xét đề nghị công nhận các danh hiệu thi đua, xét khen thưởng hàng năm; xét đề nghị phong tặng các danh hiệu nhà giáo ưu tú, nhà giáo nhân dân; chức danh giáo sư, phó giáo sư trong Trường theo quy định của Nhà nước.

2.2. Thường trực các Hội đồng: Tuyển dụng viên chức, nâng bậc lương, nâng ngạch, thi đua-khen thưởng và kỷ luật của Trường.

2.3. Tổng hợp kết quả xét thi đua trình Hội đồng thi đua khen thưởng hàng năm. Lập hồ sơ khen thưởng trình cấp trên phê duyệt.

3. Công tác hành chính

3.1. Thực hiện công tác hành chính, văn thư, quản lý, sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định của Nhà nước. Nhận thư, báo, công văn trên mạng hàng ngày; Giao nhận công văn đi, đến và công văn nội bộ đảm bảo đúng nguyên tắc, thực hiện quy định nộp lưu văn bản.

3.2. Cấp giấy giới thiệu, cấp và xác nhận giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến cơ quan liên hệ công tác.

3.3. Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

3.4. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết. Là đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường, đảm bảo chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường.

3.5. Chuẩn bị khăn trải bàn, hoa, bố trí chỗ ngồi cho các đơn vị, phục vụ nước uống cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đại lễ…diễn ra tại trường

3.6. Phục vụ nước uống, vệ sinh phòng họp, phòng làm việc của Ban Giám hiệu nhà trường.

3.7. Chịu trách nhiệm tưới, cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên Nhà trường.

3.8. Theo dõi, quản lý các xe ô tô, điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Trường.

3.9. Quản lý toàn bộ hệ thống cung cấp điện, thiết bị điện. Xây dựng kế hoạch và tham gia sửa chữa nhỏ các hạng mục cơ sở vật chất xuống cấp, bị hỏng.

3.10. Quản lý hệ thống cung cấp nước sinh hoạt, hệ thống thiết bị PCCC, chủ động xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng  đảm bảo nguồn cung cấp điện, nước được liên tục, kịp thời. Thường xuyên kiểm tra, vệ sinh các đường ống thoát nước trên các mái nhà hội trường, lớp học, khu làm việc... đảm bảo không bị vỡ, tắc do rác, rêu...

3.11. Thực hiện công tác bảo vệ, đảm bảo công tác ANTT khu vực trường 24/24h, đảm bảo an toàn tài sản cơ quan.

4. Công tác phòng cháy, chữa cháy

Phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương và cơ quan an ninh tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, đảm bảo công tác quốc phòng, an ninh, an toàn trật tự, công tác phòng chống cháy nổ trong toàn Trường

5. Công tác thư viện

- Chịu trách nhiệm về công tác thư viện, mua sách giáo khoa, tài liệu học, tài liệu tham khảo... cho giảng viên và sinh viên.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường. Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng hiện đại.

- Thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa.

- Hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật.

- Tổ chức, quản lý tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện, tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định.

6. Công tác tài chính

6.1. Xây dựng kế hoạch tài chính theo từng năm học. Lập dự toán thu chi tài chính hàng năm để trình duyệt, báo cáo tài chính, quyết toán các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn quỹ tự tạo hàng năm của trường theo quy định của Luật ngân sách và các quy định hiện hành của Nhà nước.

6.2. Tham m­ưu Lãnh đạo Nhà trường trong việc kế hoạch hoá điều hành dự toán ngân sách. Đảm bảo dự toán ngân sách đ­ược giao đáp ứng đư­ợc yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trong năm của cơ quan, quản lý, giám sát việc chi tiêu khả năng ngân sách và chi tiêu đúng theo chế độ tài chính quy định;

6.3. Thực hiện việc chi trả tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, giảng viên, viên chức, người lao động. Chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho sinh viên.

6.4. Đề xuất với Hiệu trưởng về phân bổ dự toán ngân sách đ­ược giao trong năm. Tổ chức công tác kế toán, tài chính trong cơ quan đảm bảo quản lý đầy đủ, chặt chẽ các nguồn kinh phí đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo đúng chế độ chính sách Nhà nước. Xây dựng kế hoạch, cân đối sử dụng kinh phí theo từng quí trong năm;

6.5. Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác kiểm kê tài sản hàng năm theo quy định của Nhà nước. Làm thường trực Hội đồng thanh lý tài sản Trường.

6.6. Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về các hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.

6.7. Làm đầu mối trong công tác xây dựng bổ sung qui chế chi tiêu nội bộ hàng năm, tổ chức lấy ý kiến đóng góp của CBGV trong nhà trường để trình Lãnh đạo Trường ký ban hành.

6.8. Phối hợp với phòng Chính trị - Công tác HSSV làm các chế độ cho sinh viên: Miễn, giảm học phí, trợ cấp XH, học bổng, tiền nội trú...

6.9. Tổ chức thực hiện việc lập dự toán, quyết toán các hạng mục sửa chữa lớn tài sản cố định, các công trình xây dựng cơ bản của Trường.

7. Các nhiệm vụ khác

7.1. Quản lý tài sản của phòng theo quy định hiện hành;

7.2. Ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu; ghi biên bản và thông báo kết luận các cuộc họp cấp trường.

7.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

DANH SÁCH CÁN BỘ, GIẢNG VIÊN,

NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ